셀 입력 칸에 데이터 입력 내용 제한하기(유효성 검사)
셀에 데이터를 입력하다 보면 오탈자가 발생하기도 하고, 들어가지 말아야 할 내용들이 들어가 있어서 정확한 통계를 내기 어렵거나 데어터에 오류가 발생하는 경우가 생긴다.
이러한 오류를 방지하기 위해서 데이터를 입력하는 사람은 특별히 주의를 기울여 입력할 필요가 있다. 하지만 데이터를 입력하는 사람도 사람인지라 직접 입력을 하다 보면 데이터의 맞춤법이 틀리기도 하고 입력하지 말아야 할 내용들이 입력되기도 한다.
이러한 경우를 방지하기 위해 해당 데이터를 입력하는 셀에는 본 자료에 적합한 “유효데이터”만 입력되게 하는 기능이 존재한다. 이 기능을 통해 엑셀 사용자는 가능한 유효한 데이터만 입력하도록 직접 타이핑을 지양해야 한다.
왜냐하면 타이핑을 통해 데이터를 입력하다 보면 정확하지 않은 데이터가 입력될 수 있기 때문이다.
따라서 엑셀의 “유효성 검사”라는 기능은 내가 입력하는 데이터가 동일한 형식으로 정확히 입력되도록 도와준다.
그래서 오늘은 엑셀의 기능 중 “유효성 검사”라는 기능을 통해 데이터 입력의 오류가 발생하지 않도록 해보자.
1. 데이터 “유효성검사” 단축키
데이터 유효성 검사 메뉴의 위치는 데이터 메뉴에 있다. 위치는 아래의 그림과 같다.
클릭해서 유효성 검사창을 띄우는 것도 좋지만 메뉴의 단축키를 알아두면 업무를 빨리 처리할 수 있는데 아래의 키를 순서대로 입력하면 동일한 쉽게 유효성 검사 팝업창을 띄울 수 있다.
* Alt키 → a → v → v
2. 유효성 검사 설정하는 방법
(1) 유효한 데이터가 입력되어야 하는 범위를 지정한다.
(2) 유효성 검사 팝업창을 띄운다.
(단축키: Alt 키 → a → v → v 순서대로 입력)
(3) 제한대상에 “목록”을 선택하고, 원본에 입력되어야 할 데이터를 설정하고 확인을 누른다.
(4) 원본에 데이터를 입력하면 드롭다운 키가 생기고 입력했던 내용만 보인다.
이처럼 유효성 검사는 해당 문서에 유효한 데어터만 입력하기 위한 장치로 아주 유용하게 사용될 수 있다.
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